Firma digitale: Due modi gratuiti per firmare ed inviare documenti digitali

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In Italia l'uso della firma digitale non è ancora molto diffuso ma nel prossimo futuro lo diventerà poiché fa acquisire valore legale ai documenti digitali il che si traduce in risparmio di tempo e denaro per tutti; per le aziende private, per quelle pubbliche e per il privato cittadino. Già alcune Pubbliche Amministrazioni utilizzano la firma digitale, ma sono esempi d’elite, limitati e poco diffusi.

Ci sono due problemi che rallentano questo processo di diffusione. Il primo è di ordine legislativo: alcune cose si possono fare solo di persona, e noi non ci possiamo fare nulla. Il secondo è quello di riuscire a capire come fare a firmare e inviare un documento digitale.




Lo schema seguente spiega il funzionamento della firma digitale legalmente riconosciuta il cui costo si aggira intorno ai 60 euro per ottenere il kit di Poste Italiane oppure il kit di Aruba.

Ho testato altri due metodi per la firma digitale, sui quali il riconoscimento legale è incerto.

La prima è una applicazione web (https://signnow.com/). Cerchiamo di capire come funziona. (Esiste anche la versione per Iphone e per Android)

Cominciamo con il collegarci al sito e ad iscriverci inserendo il nostro indirizzo e-mail. Quest'ultimo sarà l'indirizzo dove riceveremo il documento digitale da noi firmato e pronto per essere utilizzato.

Il passo successivo è caricare un file PDF, DOC, RTF cioè il documento che intendiamo firmare. I tempi dell'upload dipendono ovviamente dal peso del file.

Dopo aver caricato in rete il documento da firmare non ci resta che… firmarlo! Basta andare nella porzione di testo dove ci interessa apporre la firma ed evidenziarla. Poi, con il mouse o il trackpad, apponiamo la nostra firma.

La firma non è identica a quella cartacea, ma legalmente anche questa firma ha valore, anche se oggettivamente è meno bella e definita rispetto ad un documento stampato e firmato a mano. Infine, l’ultima cosa che possiamo fare è spedirci il documento firmato alla nostra mail. Che poi è quella che abbiamo inserito all’inizio.

La seconda è firmare e inviare un documento digitale per mezzo di uno Smartphone. E’ sufficiente scaricare e installare l’app Sign-N-Send (solo per dispositivi iOS ma ne esistono anche per Android), e utilizzarla. Come? Bé, la prima cosa da fare è farci spedire, o spedircelo da soli, il documento da firmare. Ovviamente con una mail. Apriamo quindi il documento digitale e andiamo nel posto dove dobbiamo firmare e firmiamo. Ovviamente rispetto al primo metodo la firma sarà più bellina (perché apponiamo la firma direttamente sullo schermo), e quindi più simile a quella che otterremmo se firmassimo su carta.

L’ultimo passo è quello di rispedirci il documento firmato, o di spedirlo direttamente al destinatario finale. Io consiglio di conservare comunque una copia del documento nella nostra casella di posta elettronica così da essere facilmente recuperabile in caso di contestazioni e, per lo meno in Italia, è probabile che qualcuno avrà qualcosa da ridire su una pratica più che legittima.

Questo è quanto, entrambi i metodi sono validi e permettono di firmare e spedire documenti digitali.

Nel web, oltre ai software sopra menzionati, se ne possono trovare altri ugualmente efficaci.

La firma digitale non deve essere confusa con la PEC (Posta Elettronica Certificata), che fa assumere alla classica e-mail il valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.